¿Seguro que le sacas todo el partido a tus archivos PDF?
No tiene ni 30 años y ya es un clásico. Tanto, que a estas alturas puede parecer una obviedad hablar de las bondades del formato PDF a la hora de gestionar y compartir archivos. Sin embargo, créenos, seguro que todavía no has exprimido todas sus posibilidades. ¿Te parece imposible? Pues sigue leyendo, porque seguro que en este artículo vas a descubrir puntos fuertes que no habías tenido en cuenta y aplicaciones que no creías que existiesen.
Profesionalidad
Si estamos enviando documentos de cierta importancia, como currículos, dosieres, presentaciones, informes, facturas o catálogos puede ser tentador ahorrarse el paso intermedio y compartir directamente el archivo en el mismo formato en el que los hemos creado, pero no es recomendable en absoluto. Por una parte, porque las diferencias entre los softwares del emisor y el receptor pueden hacer que el documento pierda el formato o sea ilegible. Por otra, un archivo presentado en PDF transmite seriedad, muy especialmente si estamos tratando en ámbitos profesionales o formales, por lo que nos ayudará a transmitir una buena imagen.
Legibilidad universal
El PDF es el formato más confiable para cualquier documento descargable que quieras enviar o subir a tu web. Sabes que podrá ser leído desde cualquier ordenador, tablet o smartphone, ya que existen montones de lectores PDF gratuitos, y todos ellos te ofrecerán una versión idéntica del documento, sin necesidad de que tengas descargadas las tipografías originales que utiliza. Es la mejor forma de asegurar que el contenido de tu archivo no va a sufrir alteraciones al pasar de un dispositivo y de un software a otro.
Economía
Los archivos PDF suelen ser muy ligeros en comparación con sus versiones en Word, imagen o Power Point, y esto es algo que mucha gente desconoce. Un motivo más para usarlos en espacios con almacenamiento limitado, como discos duros o páginas web, o para trasferir información a dispositivos en los que la descarga de datos resulta costosa. Además, pueden ser comprimidos para reducir todavía más su peso, utilizando para ello alguna de las múltiples aplicaciones online u offline que existen. Esta capacidad de reducción de peso hace que los archivos PDF resulten idóneos tanto para enviar por email como a través de servicios de mensajería instantánea en el smartphone.
Versatilidad
Tendemos a pensar que los archivos PDF son de todo menos versátiles Precisamente, su uniformidad es la clave de su fortaleza. Pero en realidad son más flexibles de lo que habitualmente creemos, y conocer sus posibilidades nos ayudará a sacarles todo el partido. Por ejemplo, ¿sabías que un documento PDF puede incluir vínculos a páginas web y botones activos? Y también pueden contener audio, vídeos o campos para rellenar. Además, aunque hayas escuchado en incontables ocasiones que el PDF no es editable ni modificable, lo cierto es que esto no es del todo así. Existen aplicaciones online, como Smallpdf, que proporcionan un buen número de posibilidades de edición y transformación de tus documentos, tanto en lo que respecta al contenido como a la organización de las páginas.
Y la bola extra
Los archivos PDF tienen la particularidad de que se les pueden aplicar firmas digitales y en remoto, algo que se ha hecho indispensable a raíz de las transformaciones que ha traído la pandemia de covid. Existen diferentes soluciones de software que lo permiten, facilitando así todo tipo de trámites online. Ahora, cumplimentar documentos desde diferentes ubicaciones sin perder tiempo y de forma segura está al alcance de todos.
¿Conocías todas estas posibilidades del PDF? Es un formato que no para de evolucionar y para el que cada día puedes encontrar más herramientas que te facilitarán su aplicación en tu trabajo, estudios y en tus gestiones personales.
